Les Documents naissent numériques, et vous devez planifier cette transformation des usages pour ne pas la subir 
J’avais commencé une table ronde il y a quelques années déjà, en 2010, par 3 constats, et ceci est encore plus vrai à ce jour :
- La grande révolution numérique de l’an 2000 est que, grâce aux outils Bureautiques et à l’Internet, « à partir de cette date, quasiment tous les documents sont créés nativement numériques »
- Une fois qu’un outil est adopté par les utilisateurs, vous ne pourrez le leur enlever qu’en le remplaçant par un autre outil dont l’usage est plus adapté
- vous n’avez que le choix d’aller vers les usages numériques et le mieux est de planifier cette transformation pour ne pas la subir sous une pression concurrentielle ou réglementaire.
Vitesse de l’adoption des usages numériques en rapport aux innovations
- Le Cycle du Hype du Gartner ©, en montre un exemple ; il en existe d’autres variantes y incluant les innovations en déshérence
- Un jeune fondateur de startup, dans une discussion sur ce sujet, me faisait remarquer la chose suivante :
- Les technologies croissent à une vitesse « exponentielle »: dans la Silicon Valley vous n’avez qu’à dire « j’ai besoin de cette technologie », et vous l’aurez la semaine suivante
- Par contre les usages croissent par paliers, d’abord chez les consommateurs puis dans les Entreprises : quand l’outil est abouti et sert réellement , alors son appropriation par les usagers est très rapide.
Le constat est que quasiment tous les outils technologiques existent, et il ne reste qu’à en trouver les usages.
Maturité : de la complexité à la simplexité
On pourrait aussi décrire les étapes de réalisation d’une solution numérique de la manière suivante :
- Un outil est créé : il est dans sa phase apprentissage
- Par sédimentations successives, il est amélioré : il devient complexe, il est entré dans une phase de maturation
- Il est finalement repensé et recréé pour devenir quasiment parfait dans son usage : il devient simple dans sa complexité et devient simplexe dans une phase Maîtrise – Expertise
Les exemples ne manquent pas : toutes les innovations demandent des centaines de prototypes et les versions successives d’un produit l’illustrent bien …
D’ailleurs n’y-a-t-il pas une corrélation entre la vitesse de la transformation des usages numériques BtoB et celle du passage de la complexité à la simplexité, donc aussi du passage de l’expérimentation à la maturité des solutions ?
Organisation et infrastructure : intégration dans l’existant
Une explication de ce retard des Entreprises par rapport aux consommateurs est que l’agilité des uns n’est pas celle des autres ; dans les Entreprises il existe essentiellement 4 freins d’intégration dans un existant :
- cet existant est en obligation d’opérationnalité continue
- les nouvelles technologies dans l’infrastructure
- les nouveaux processus dans les organisations -avec le frein aux changements à gérer-
- un droit à l’erreur proche de zéro car la 1ère caractéristique d’un SI ou d’un SI Documentaire est la Fiabilité, sinon le projet est rejeté.
>> Voir aussi l’article précédent évoquant la transformation des usages numériques BtoC, avec les items suivants :
- savoir d’où l’on vient, comprendre où l’on est, et tenter de prédire où l’on va
- de la continuité des transitions numériques débutées depuis longtemps
- à quoi cela sert-il ? C’est l’usage qui compte !
- la Transformation des usages numériques BtoC (exemples d’usages)
>> Le prochain article traitera d’exemples de transformations des usages numériques BtoB.
Alexis Blum Consultant en Ingénieries Documentaire et Editique,
Co-Auteur -avec Jacques de Rotalier Consultant en Média imprimé- de l’Etude « les Métiers du Document ».